Constante falta de tempo e energia baixa são efeitos colaterais muito comuns para pessoas que têm grandes responsabilidades e se dedicam a desenvolver uma carreira profissional com bastante responsabilidade.
Algumas vezes à custa de menos tempo com a família e poucas horas livres para descansar, a preocupação com uma alta produtividade e a estabilidade financeira realmente pode tirar o sono.
Se você se enxerga nesse tipo de situação, talvez possa precisar de uma ajudinha para definir prioridades na empresa. Quer aprender a se organizar e a curtir a vida de uma forma mais relaxada? Acompanhe as dicas que preparamos e consiga um equilíbrio!
Qual é a importância de definir prioridades na empresa?
A primeira coisa que você precisa colocar na cabeça é: sim, sabemos que tudo na sua empresa é importante e requer atenção. Por outro lado, é extremamente necessário perceber que existem várias formas de lidar com as mesmas situações.
Uma vez que tudo é relevante, é necessário conseguir separar o que é mais significativo de todo o resto. Se você não tiver uma ideia clara do que realmente tem mais valor para a companhia, vai acabar tendendo a tomar decisões baseando-se somente na ordem em que elas aparecem na sua frente.
Sem conseguir selecionar o que é prioridade, realmente um dia de 24 horas nunca será o suficiente — nem a você nem a ninguém — para fazer o que é preciso.
Por mais que possamos ter a vontade de resolver tudo, não há como. É necessário saber priorizar da melhor maneira possível. Somente assim teremos condições de conseguir dedicar atenção e tempo ao que é mais importante conforme o momento.
Como estabelecê-las
A maioria das pessoas pode até entender que é primordial traçar as prioridades de todas as atividades em que está envolvida, mas o difícil mesmo é conseguir definir o que é prioridade e o que não é.
Para que você consiga ter uma boa fórmula de priorização de afazeres, é hora de revermos dois conceitos:
Urgência
De uma maneira bem objetiva, podemos dizer que urgente é tudo aquilo que tem um curto prazo para ser resolvido e um potencial considerável para causar problemas. Normalmente as coisas não são urgentes, mas, como deixamos de lado e para a última hora, acabam adquirindo esse status.
Importância
Importante é tudo aquilo que tem uma grande chance de afetar consideravelmente os resultados esperados. É algo que chama a nossa atenção pelo tamanho do problema que pode criar ou por uma vantagem (ou oportunidade) que não possa ser perdida.
Cada pessoa tem a sua técnica para definir prioridades dentro de tudo o que deve ser feito, mas, se você quer um meio bem prático de identificar as suas, aqui vai uma dica: faça uma lista do que há para fazer e dê notas de 0 a 10 a cada item.
Quanto maior for o potencial de perda de oportunidade ou de criação de um grande problema em um curto prazo de tempo para ser resolvido, maior a nota. E quanto menos importante for a tarefa naquele momento e maior o tempo para que se tomem as devidas providências, menor a nota.
Dica: se algo for extremamente urgente e nem um pouco importante, vale a pena se perguntar se precisa mesmo ser feito.
Por que a falta de prioridade afeta o sucesso e a satisfação pessoal?
Se você não conseguir estabelecer de maneira clara e objetiva quais são as suas prioridades, vai acabar em um mar de ansiedade, fazendo muito mais coisas ao mesmo tempo e tendo chances bem menores de conseguir terminar cada uma delas com a qualidade desejada.
Essa sensação de não cumprir com o dever ou de entregar algo aquém do que você sabe que é capaz cria uma frustração muito grande. Uma vez que nos sentimos mal com o nosso trabalho, acabamos por contaminar a nossa rotina. A partir daí, a inspiração para atingirmos metas com melhores resultados e mais energia vai por água abaixo.
Aprenda a dizer não
Qualquer pessoa que esteja empenhada em conseguir apresentar resultados de boa qualidade acaba por centralizar muitas tarefas.
É natural que, quando queremos algo bem feito, coloquemos toda a responsabilidade em nossas mãos. O problema é que isso acaba nos sobrecarregando demais, ao ponto de inviabilizar a resolução de tudo o que temos na agenda.
Profissionais de bom calibre são aqueles que sabem enxergar o que precisa ser feito e concentram suas energias nesses pontos principais. O que não fizer parte do seu escopo de trabalho deve ser excluído da lista ou delegado a outra pessoa.
Ao ter a maturidade de conseguir definir, logo no início, o que fica e o que sai da sua pauta de trabalho, você não corre o risco de assumir tudo e não conseguir entregar alguma coisa.
Veja qual a melhor forma de compartilhar tarefas com outros colaboradores, realocar recursos, delegar atividades ou mesmo definir, junto com seus superiores, uma regra comum para a priorização das atividades que estejam ligadas aos resultados realmente buscados no atual momento.
Esse processo pode ser um pouco desgastante no início, mas você verá ótimos resultados surgirem e a sua qualidade de vida melhorar.
Organize a sua agenda
Se você não tem uma programação bem estruturada, vai acabar tropeçando nas atividades que aparecem pelo caminho e, no final do dia, pode ficar com aquela sensação de que fez um monte de coisas, mas não conseguiu cumprir o que precisava.
É importante termos sempre alguma margem para conseguir lidar com imprevistos que surgem, mas eles precisam ser exceção (e não rotina). Monte sua agenda separando o tempo que realmente é necessário para que você faça o que precisa.
Um grande erro de profissionais de todas as áreas é subestimar os prazos. Normalmente, achamos que resolveremos tudo de maneira mais rápida e acabamos não deixando uma sobra de tempo para lidar com uma reunião surpresa, um problema com a impressora, um almoço que atrasa ou outras eventualidades.
Ao organizar a sua agenda, comece listando o que é prioridade e deixe um tempo mínimo de folga. Se tudo der certo, você pode acabar tendo momentos extras para cuidar de mais um assunto ou outro — e isso é um bônus.
Lembre-se sempre de que é você quem controla seus compromissos (e não o contrário).
Agora que você já viu como definir prioridades na empresa, ajude outras pessoas a também se organizarem para produzir mais e com menos estresse. Compartilhe este conteúdo em suas redes sociais!
