Ao longo da carreira, ficamos bastante preocupados com a nossa produtividade. E essa busca incansável por rendimento nos leva a colocar a saúde em 2º plano — o que é ruim, pois, ao longo dos anos, os efeitos do acúmulo de estresse acabam surgindo. Sendo assim, a busca pela produtividade deve ser feita de mãos dadas com a satisfação profissional, sem a existência do esgotamento.
Para que você entenda como esse caminho possa ser feito, preparamos este post. Aqui, explicamos o conceito de produtividade e mostramos como você consegue render mais sem deixar que o estresse afete o seu dia a dia. Acompanhe:
Afinal, o que é produtividade?
Quando o assunto se trata de produtividade, é muito fácil encontrarmos diversas fontes que mostram as dicas para alcançá-la. Em compensação, quase não encontramos referências que definem claramente essa palavra.
Podemos definir produtividade como a qualidade daquilo que é produtivo. O Dicionário Brasileiro da Língua Portuguesa Michaelis também define produtividade como “potencial para produzir” e “quantidade produzida de um determinado item”. Entendemos que esses termos se referem ao rendimento ou à relação entre uma determinada quantidade produzida e os fatores que são necessários para alcançá-la.
A palavra produtividade também surge dentro de outros 3 conceitos distintos:
- o 1º é o da economia, no qual ela é caracterizada como a “taxa de produção física obtida num determinado período de tempo”;
- o 2º é o da ecologia, sendo a “biomassa criada numa dada área ou ecossistema”;
- e o 3º é o da linguagem, sendo a “frequência de uso de certos padrões ou elementos na criação de novas palavras”.
Vamos nos ater ao seguinte conceito de produtividade: “é o resultado obtido quando algo ou alguém tem a qualidade de ser produtivo”. E o que seria ser produtivo? É produtivo quem/o que faz mais, oferecendo um resultado melhor com um gasto menor de recursos.
Para que entendamos esse conceito, basta pensarmos em um exemplo prático: conseguir produzir um mesmo produto que o seu concorrente tendo uma equipe menor e gastando menos insumos e recursos, como água, energia e horas de trabalho.
Dentro do campo profissional, alguém é considerado produtivo quando consegue entregar um volume específico de trabalho em uma quantidade menor de tempo em relação aos demais membros de uma equipe. Até aqui tudo bem, certo?
Ser produtivo é algo positivo. Porém, não reflete um bom comportamento em absolutamente todas as ocasiões. Dentro de uma mesma equipe, na qual vários colaboradores devem entregar relatórios individuais, um pode se destacar pela rapidez. Porém, caso não cheque as informações coletadas, ele estará sujeito a entregar um trabalho incompleto.
Adianta ser produtivo dessa maneira? O custo que a empresa terá ao levar adiante informações incorretas ou que precisam ser refeitas pode ser enorme, não compensando o fato de o indivíduo ter sido produtivo. Esse cenário mostra a produtividade sendo utilizada de forma incorreta.
O segredo da produtividade está no balanço do resultado geral. Você, como profissional, pode ser produtivo, desde que consiga produzir mais e utilizar menos recursos, além de não provocar desequilíbrios indesejados à estrutura da organização, à natureza e à sociedade.
A produtividade pode ser alcançada quando dedicamos uma atenção especial à nossa rotina. Para isso, basta observar seus sentimentos, desejos e reações para descobrir onde o seu equilíbrio é mais forte e onde ele pode melhorar. Quando fazemos isso, identificamos os fatores que nos prejudicam e podemos buscar as informações necessárias para reverter o quadro ou os profissionais que podem nos ajudar.
Qual a diferença entre produtividade, eficiência, eficácia e competitividade?
Alguns profissionais não conseguem discernir produtividade de eficiência, eficácia e competitividade. Para eles, tudo parece ser mesma coisa, já que os conceitos por trás dessas palavras se relacionam bem. E é por esse motivo que muita gente ainda os confunde. Saiba mais sobre esse assunto:
A eficiência
O profissional eficiente atinge seus objetivos claros utilizando menos recursos. Por que objetivos claros? Quando não definimos um nível de qualidade, torna-se muito fácil ser eficiente. Digamos que o seu gestor pediu que você entregasse um relatório com os gastos da empresa. Como o objetivo não é claro, você pode ser eficiente entregando o relatório com os gastos que encontrou em um sistema, sem definir o período específico e alguns critérios para apresentá-los.
A situação muda completamente quando o seu gestor pede um relatório com os gastos da companhia referentes ao mês de janeiro de 2017, comparando com os resultados do mesmo período do ano anterior, apresentando essas diferenças em slides e que você esteja com tudo pronto em 1 próxima semana. A partir do momento em que você segue uma diretriz clara e com critérios e consegue entregar o que foi pedido, você se torna eficiente.
A eficácia
Eficaz é o indivíduo que produz o resultado esperado, ou seja, consegue alcançar o objetivo que é proposto — independentemente de qual seja ele. A parte operacional, ou seja, o como do processo que levou o profissional ao resultado é menos valorizada dentro do conceito de eficácia. Aqui, o que mais importa é resolver o problema. Por esse motivo, raramente as organizações pedem em suas vagas de emprego que os profissionais sejam eficazes, e sim eficientes.
A eficácia versus a eficiência
Se na eficácia o que importa é o resultado, na eficiência os métodos são levados em consideração. Podemos definir a eficiência como fazer algo de maneira correta. Para que possamos entender a diferença entre esses 2 termos, precisamos usá-los de forma conjunta.
Um exemplo: para atingirmos plenamente os objetivos que nos cabem (eficácia), precisamos adotar os melhores métodos e aproveitar melhor o tempo e os recursos (eficiência). Notou como elas estão diretamente interligadas?
A competitividade
A competitividade é uma qualidade referente a quem compete. Para que haja uma competição, é necessário que outros competidores entrem em disputa. E, quando alguém menciona que é necessário melhorar a competitividade, isso significa que você deve superar os concorrentes e conseguir alcançar resultados mais exitosos do que os deles.
A relação da produtividade
Como você já conhece o conceito de produtividade, agora vamos estabelecer uma relação desse termo com os demais:
- para ser eficaz, você deve alcançar os objetivos;
- para ser eficiente, você deve alcançar os objetivos por meio da boa utilização dos recursos;
- para ser produtivo, você deve ser eficaz e eficiente, entregando mais resultados em menos;
- e, para ser competitivo, você precisa ter as 3 qualidades acima, além de um diferencial que o torne único.
Como ser mais produtivo sem afetar a satisfação profissional?
Quem deseja ser mais produtivo deve, obrigatoriamente, dedicar-se mais ao trabalho? Com certeza! Porém, você deve ficar atento para que não haja um excesso de ocupação, pois isso pode prejudicar sua satisfação profissional. Ser ocupado demais não significa ser produtivo, portanto, tome cuidado para não misturar as coisas.
Confira as nossas dicas para ser mais produtivo e aumentar sua satisfação profissional:
Reflita sobre onde está e aonde deseja chegar
Esse é o ponto de partida. Você precisa saber onde você se encontra e quais são as conquistas que deseja nas próximas horas de trabalho. Para facilitar a organização de sua mente, pense no seguinte: qual é o seu objetivo? Pensou nele? Então crie tarefas que te ajudem a alcançá-lo. Essas tarefas, além de organizarem melhor a sua gestão de tempo, servem como incentivo.
Tenha uma boa noite de sono
Quando estamos bem descansados, as chances de cometermos erros são menores e conseguimos produzir muito mais. Independentemente de suas preferências em relação a horários, o que importa é que o seu corpo consiga estar descansado o suficiente ter as energias repostas.
Pratique exercícios físicos
Sentimentos negativos como o estresse e a ansiedade podem ser amenizados com a prática de exercícios físicos, pois o corpo se sente mais disposto para as demais tarefas que precisam ser executadas. Os exercícios físicos também ajudam a eliminar os radicais livres, substâncias que prejudicam os neurônios e o desenvolvimento das células. Isso significa que quem se exercita consegue manter o cérebro mais saudável.
Tenha sempre os prazos em vista
Organize-se para conseguir ter sempre os prazos em vista. Anote-os em um calendário, agenda ou mesmo no smartphone. O importante é que eles estejam sempre visíveis para que você não caia na armadilha de esquecê-los. Treine a sua mente para que você não subestime a complexidade de cada tarefa, evitando assim perder os prazos.
Estabeleça uma lista de prioridades
Em meio a todas as tarefas que você precisa executar, quais delas são as mais importantes e que devem ser feitas antes? Estabeleça uma lista de prioridades e coloque no topo as tarefas mais urgentes, seguidas das mais importantes e rápidas de executar. Evite começar o seu dia com o que tem menos importância, pois as tarefas urgentes podem ter o prazo modificado e você realmente ficará sem tempo hábil para finalizá-las.
Evite se comprometer demais
Você sabe dizer “não”? O fato de sermos produtivos e bons no que fazemos desperta a atenção de outros colegas de trabalho que não conseguem se organizar e sempre pedem uma “ajudinha”. Apesar de ser muito difícil dizer “não”, você deve fazer isso de vez em quando. O mesmo vale para muitos compromissos em um mesmo dia, pois eles vão sugar sua energia e, no dia seguinte, seu rendimento pode ser inferior ao que você desejava.
Pare de procrastinar
Antes de começar a executar uma tarefa, livre-se de tudo o que pode te distrair. Guarde o smartphone, feche as janelas do navegador com os portais de notícia e as redes sociais, concentre-se e faça o possível para ficar focado em sua tarefa. Evite a procrastinação, pois ela é uma das principais inimigas da produtividade.
Não tente ser multitarefa
Em vez de começar diversas tarefas ao mesmo e não terminar nenhuma, destine foco e esforço na conclusão de cada uma delas por vez. Quando temos que fazer muitas coisas ao mesmo tempo, o nosso cérebro muda rapidamente o foco, o que diminui a concentração e aumenta as chances de erros serem cometidos.
Organize melhor o seu tempo
Não acumule coisas para fazer. Divida todas as suas tarefas ao longo do dia e dedique o tempo necessário a cada uma delas. Organize sua agenda e determine prazos para evitar mudar constantemente de uma obrigação para a outra.
Inclua suas obrigações em sua rotina
Você já tem uma rotina estabelecida, certo? Então adapte as tarefas habituais dentro dela, pois assim será mais fácil de geri-las. Você também conseguirá ter mais energia para se dedicar a projetos maiores e mais complexos.
Mude de ambiente
A rotina pode te levar ao cansaço físico e mental. Portanto, evite fazer as mesmas coisas de sempre no mesmo lugar. De vez em quando, tente mudar o ritmo de trabalho, o lugar de onde você vai executar as suas obrigações ou até mesmo o horário do expediente.
Anote os insights
Não deixe que os pensamentos passageiros escapem, pois dentro deles podem estar as melhores ideias que você já teve. Registre os insights, pois será difícil se lembrar deles mais tarde.
Jamais encare uma tarefa como impossível
Toda vez que você se deparar com uma tarefa extremamente complexa ou difícil de executar, jamais se considere incapaz diante dela. Esforce-se para enxergar esse tipo de obrigação como um desafio que precisa ser superado, como algo que vai incrementar o seu currículo.
Está com dificuldades? Faça uma pausa
Por falar em tarefas complexas, quando você estiver enfrentando dificuldades na realização de alguma obrigação, não desista. Faça uma pausa e deixe que seu cérebro possa relaxar um pouco. São nesses momentos que as soluções vêm à tona.
Separe um tempo do seu dia para checar e-mails
Ao longo do dia, evite checar e-mails o tempo todo, pois isso faz com que você perca a linha de raciocínio que estava desenvolvendo. Separe um tempo do seu dia para fazer essa checagem de correspondências e, durante esse processo, resolva o que é possível e encaixe os assuntos que têm prioridade em sua lista de tarefas.
Alimente-se saudavelmente
Encarar uma rotina de trabalho produtiva exige bastante esforço do corpo e da mente. Para que você consiga ter disposição, além de praticar exercícios físicos, é fundamental se alimentar saudavelmente. As comidas saudáveis fornecem as substâncias que o corpo necessita para ter o pique necessário para encarar os desafios do cotidiano.
Como diminuir o estresse na busca da produtividade?
Nos preocupamos em dar o máximo de nós para conseguir ter um bom rendimento no trabalho e estamos sempre em busca da produtividade. Porém, muitas vezes fazemos isso em detrimento da nossa própria saúde, e alguns efeitos começam a surgir em um curto espaço de tempo.
A falta de sono é o 1º deles e pode até ser resolvida com certa facilidade. O problema está no acúmulo desses efeitos ao longo de uma carreira de muitos anos. O resultado disso pode ser o estresse, algo extremamente prejudicial para a sua saúde. O estresse é o maior vilão da produtividade, e, por isso, quem busca ser produtivo precisa impedi-lo de atrapalhar na realização de tarefas.
Muitos profissionais acreditam que estabelecer planos e prazos rigorosos são uma boa forma de incentivá-los a serem produtivos, mas essas medidas radicais acabam gerando o efeito inverso. Elas deixam os profissionais ansiosos e com problemas de autoestima, pois nem sempre conseguem cumprir as metas estabelecidas. Dessa forma, eles se sentem desencorajados a continuar.
Veja como diminuir o estresse na busca da produtividade:
Identifique as fontes de estresse no seu trabalho
O 1º passo para manter a satisfação profissional é identificar as fontes do estresse em seu trabalho. Tenha em mente que esse processo não é fácil, pois as verdadeiras fontes de estresse nem sempre são óbvias. Além disso, é muito fácil ignorar os próprios pensamentos, sentimentos e comportamentos que alimentam esse mal.
Seja menos crítico e aceite as impossibilidades
Um único dia pode conter inúmeras atividades e obrigações do trabalho. Entenda que nem sempre é possível resolver todos os problemas em 24 horas. Em vez de se aborrecer ou de cobrar mais de si para conseguir realizar tudo o que é necessário, aceite as impossibilidades. Priorize o que é mais urgente ou importante, pois assim você vai focar somente no que precisa e não acumulará o estresse diariamente.
Controle os seus impulsos criativos
A criatividade é uma característica muito desejada tanto por empresas quanto por profissionais. O problema surge quando há um excesso. Profissionais altamente criativos podem desenvolver ansiedade, pois eles não encontram tempo para desenvolver todas as ideias que surgem em sua mente. Para driblar isso, priorize as ideias por ordem de facilidade na implantação, relevância e disponibilidade de tempo. Isso é básico para que você consiga selecionar os melhores planos para colocá-los em prática.
Coloque-se em 1º lugar
O grande volume de afazeres no trabalho faz com que deixemos alguns prazos de nossa vida para a última hora, colocando os problemas de nossa carreira acima do nosso bem-estar. Os sintomas disso são:
- deixar de dormir;
- não se alimentar nos momentos certos ou comer lanches rápidos para ganhar tempo;
- não praticar exercícios físicos;
- e não ter tempo para a família.
Esses sinais refletem negativamente em sua saúde, podendo gerar doenças como insônia, obesidade e pressão alta. Evite isso fazendo um planejamento de sua agenda com antecedência e admita que nem sempre será possível cumprir determinados prazos. Busque alternativas como a mudança de hábitos ou a colaboração de outros colegas de trabalho.
O que fazer nas horas vagas para diminuir o ritmo?
Tudo tem o seu tempo, não é verdade? Assim como você dedica boa parte de seu dia à sua carreira, é necessário ter algumas horas vagas para diminuir o ritmo e conseguir repor as energias. Considere não levar trabalho para casa e siga as nossas dicas do que fazer em seus momentos de folga:
Atualize suas leituras
Aproveite as horas vagas para atualizar suas leituras. Elas não precisam ser, necessariamente, sobre a sua área de atuação profissional. O mais importante é manter esse costume que, além de manter sua mente afiada, proporciona mais informações que podem ser usadas em seu trabalho.
Encontre com seus familiares e amigos
Jamais coloque a sua carreira acima de seus familiares e amigos, pois eles são o apoio que você precisa para ter forças e continuar em sua jornada. Organize encontros com eles para colocar o papo em dia e trocar boas energias.
Estude
Vá em busca de novas temas para estudar, visando renovar seus conhecimentos e aprimorar sua formação. Isso pode ser feito por meio de cursos de capacitação, extensão e pós-graduação.
Tenha um hobby
Se você já tem um hobby, invista mais tempo nele. Caso não tenha um, é importante descobrir qual é o seu. O hobby tem o poder de aliviar as tensões de nossa mente, o que proporciona uma volta ao trabalho com mais energia e disposição.
Pratique voluntariado
Fazer um trabalho voluntário é uma maneira de contribuir com a sociedade o seu conhecimento, ou seja, exercer seu papel como cidadão. Praticar voluntariado nos ensina a valorizar mais os relacionamentos humanos, abrindo uma nova perspectiva que pode ser levada para o ambiente de trabalho.
Faça networking
Por mais que você esteja de folga, faça networking. Construir e manter uma boa rede de relacionamentos é importante para o seu futuro profissional. Isso pode ser feito virtualmente — por meio de redes sociais como o LinkedIn — e pessoalmente — em eventos, congressos e seminários.
Organize sua agenda
Aproveite uma parte do seu momento de folga para colocar a agenda em ordem, encaixando o que é prioridade e reordenando a sequência das demais tarefas. Isso é uma forma de ganhar tempo durante a semana.
Relaxe e pense sobre a vida
Fora do ambiente de trabalho, aproveite para relaxar e pensar sobre a vida. Aproveite esse instante de desaceleração para colocar os pensamentos em ordem, avaliar sua satisfação profissional e pensar em seu futuro.
Daqui para frente…
Conseguir alcançar a produtividade depende de outros fatores, como ser eficiente e eficaz. Da mesma forma, ser produtivo exige de cada profissional uma dedicação maior ao próprio trabalho. É preciso tomar cuidado para não confundir produtividade com excesso de ocupação, pois isso afeta diretamente sua satisfação profissional.
Quando isso ocorre, você pode ficar estressado. E vimos que quem busca ser produtivo precisa aprender a lidar com esse mal. É importante que você adote algumas medidas que preservem sua autoestima e valorizem o seu bem-estar. Lembre-se: na busca pela produtividade, quem determina o caminho é você.
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